Dit zijn de 16 wettelijke taken van jouw syndicus

We kunnen het niet genoeg onderstrepen: het takenpakket van jouw syndicus is veelomvattend en tegelijk ook heel uiteenlopend. De wetgever heeft die taken netjes afgelijnd in 16 nauw omschreven opdrachten.  Ziehier een beknopt overzicht, in mensentaal…

1. De Algemene Vergadering (AV) bijeenroepen… en haar beslissingen (laten) uitvoeren

Een syndicus zorgt ervoor dat de Algemene Vergadering van de mede-eigenaars op tijd wordt bijeengeroepen en dat de genomen beslissingen netjes en volgens afspraak worden uitgevoerd. Jouw syndicus bereidt de agenda voor, nodigt de mede-eigenaars tijdig uit en zorgt ervoor dat alles volgens de wettelijke regels verloopt.

2. Bewarende maatregelen en voorlopig beheer

Wanneer er problemen zijn met het gebouw, neemt de syndicus bewarende maatregelen en zorgt voor voorlopig beheer. Wanneer dat dringend is, kan hij of zij dat doen zonder overleg met de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Bijvoorbeeld: wanneer snelle reparaties nodig zijn om erger te voorkomen. (Lees ook: Kan en mag jouw syndicus zelf beslissingen nemen?)

3. Financieel beheer van de VME

Het vermogen van de vereniging van mede-eigenaars moet zeer zorgvuldig en correct worden beheerd. Dit betekent dat het geld op aparte rekeningen moet worden geplaatst: één voor het werkkapitaal en één voor het reservekapitaal. De syndicus zorgt ervoor dat dit op de juiste manier gebeurt en dat de financiën transparant zijn.

4. Vertegenwoordiging van de VME

De syndicus is de wettelijke vertegenwoordiger van de Vereniging van Mede-eigenaars (VME). Dit houdt in dat hij de VME vertegenwoordigt bij officiële zaken en dat hij namens de VME in contact staat met met externe partijen, zoals bijvoorbeeld leveranciers (poetsfirma, liftonderhoudsbedrijf, klusjesman…).

5. Schuldenlijst voorleggen

Binnen dertig dagen na een verzoek van de notaris in het kader van een verkoop of vervreemding moet de syndicus een lijst voorleggen van de eventuele schulden van de betrokken mede-eigenaar aan de VME. Dit helpt bij het transparant houden van de financiële situatie van het gebouw.

6. Bewoners zonder stemrecht informeren

Bewoners die geen stemrecht hebben, zoals huurders, moeten op de hoogte worden gebracht van de datum van de Algemene Vergadering. Dit geeft hen de kans om vragen te stellen of opmerkingen over te maken.

7. Overdracht van beheer bij einde mandaat

Wanneer de samenwerking tussen VME en syndicus wordt beëindigd, moet de gebouwbeheerder het volledige dossier van jouw gebouw binnen de dertig dagen  overmaken aan zijn opvolger of, indien die er (nog) niet is, aan de voorzitter van de laatste Algemene Vergadering. Deze maatregel zorgt voor een vlotte voortzetting van het beheer van jouw gebouw.

8. Aansprakelijkheidsverzekering

De syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten die de uitvoering van zijn taken dekt. Dit is in eenieders voordeel: de verzekering biedt bescherming in geval van fouten of nalatigheden in het werk van de syndicus.

Een professionele syndicus is gedekt via de collectieve polis van het BIV, maar een vrijwillige syndicus dient een aparte aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten op kosten van de VME.

9. Inzage in documenten

Transparantie: daar draait het om. Jouw syndicus werkt met middelen van de VME. Daarom moet de beheerder van jouw gebouw alle mede-eigenaars de mogelijkheid bieden om (niet-private) documenten van en over jouw mede-eigendom in te zien.

Enkele voorbeelden:

• Syndicusovereenkomst

• Polis brandverzekering

• Onderhoudscontracten

• Afrekeningen van de afgesloten boekjaren

• Balansen

10. Bewaren van het Postinterventiedossier

Het Postinterventiedossier (PID) moet door de syndicus worden bewaard. Het PID is een map vol informatie over je woning. Het bevat onder andere de plannen en tekeningen van de structuur van jouw gebouw en de aanwezige technische installaties (cv, sanitair, elektriciteit, ...), plus ook de aanduidingen van (ingewerkte) nutsleidingen (water, gas, elektriciteit, ventilatie, ...). Dit dossier is cruciaal voor het onderhoud en de eventuele opvolging van werkzaamheden.

11. Kostenramingen voor mededinging

Wanneer er kostenramingen worden gemaakt voor werken, moet de syndicus meerdere offertes aanvragen op basis van een vooraf opgesteld bestek. Dit zorgt voor een eerlijke en transparante selectie van aanbieders.

12. Evaluatierapport voorleggen

Na de uitvoering van werken moet de syndicus een evaluatierapport voorleggen aan de mede-eigenaars. Daarin worden de verrichte leveringen beoordeeld. Dit helpt om te controleren of de werken correct en volgens afspraak zijn uitgevoerd en of de kosten in lijn liggen met de ramingen. Zodoende heb je een controle op de lopende contracten en kan je nagaan of deze nog steeds ‘concurrentieel’ zijn, zoals bv. de brandverzekering, onderhoud en keuring lift enz.

13. Toestemming voor overeenkomsten

Voor bepaalde overeenkomsten tussen de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) en de syndicus of diens familieleden moet de syndicus vooraf toestemming vragen aan de Algemene Vergadering. Dit voorkomt belangenconflicten en zorgt voor transparantie.

14. Bijwerken van deelnemerslijsten

De syndicus is verantwoordelijk voor het bijhouden en bijwerken van de lijst van personen die mogen deelnemen aan de Algemene Vergadering. De beheerder van jouw gebouw moet deze lijsten vlot kunnen verstrekken op eenvoudig verzoek van mede-eigenaars of van de notaris.

15. Boekhouding bijhouden

Superbelangrijk, natuurlijk: het voeren van de boekhouding van de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME). Dit houdt onder andere in dat de syndicus alle financiële transacties bijhoudt, de uitgaven en inkomsten registreert en zorgt voor een correcte en overzichtelijke administratie.

16. Begrotingsramingen voorbereiden

De syndicus moet de begrotingsramingen voorbereiden voor zowel lopende uitgaven (zoals onderhoud) als voor buitengewone kosten (zoals renovaties). Deze ramingen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de Algemene Vergadering, zodat alle mede-eigenaars weten waar hun geld naartoe gaat.

Geven we tot slot nog mee dat de VME, naast deze wettelijke opdrachten, de syndicus ook nog extra opdrachten kan toevertrouwen. Die aanvullende taken moeten wel duidelijk omschreven staan in de overeenkomst tussen syndicus en de Algemene Vergadering. De overeenkomst gesloten met de syndicus vermeldt het gevraagde ereloon voor de normale uitvoering (zijnde de 16 wettelijke taken). De syndicus mag enkel maar factureren voor de taken die opgenomen zijn in de overeenkomst. Voor alle dienstverlening die buiten de wettelijke opdrachten valt, dus de aanvullende prestaties, moet hij voor de facturatie akkoord vragen van de Algemene Vergadering en moet hij ook duidelijk het forfait of de uurvergoeding per opdracht vermelden.